注文住宅の打ち合わせをスムーズにする方法。担当者との連絡の取り方。

注文住宅を成功に導くのに重要なのは、担当者とのコミュニケーション。

形のないものを作り上げていくので、少しのすれ違いが大きなミスを招くこともあります。

特に現場を見ていると電話やメールなど、対面しない状況でのトラブルが比較的多いです。

そんな中で最近効果を上げている連絡方法があります。

みなさんご存知の「LINE」です。

この記事では「LINE」(以下「ライン」という)を使うメリットや注意点、担当者に友達登録してもらうための頼み方をご紹介します。

賛否両論あるかもしれませんが、ぜひ一度目を通してみてください。

担当者とラインで連絡を取るメリット

最近はお客様の方から「ラインでやり取りをしたい」と提案していただくことも多いです。

正直、最初は社内で「ラインで連絡するのはモラル的にどうなのだろうか」という声もありました。

それでも実際に利用するとメリットも多いので、今では半分くらいのお客様とラインを利用して連絡をしています。

メリット1:気軽になんでも聞ける

メールとラインの一番の違いは最小限の内容で済むこと。

メールだと「〇〇様 お世話になっております。 ~の〇〇です。」など前置きだけでも慣れていないと迷ったりしますよね。

ラインなら「〇〇の件 ~したいのですができますか?」くらいの内容で済んでしまいます。

これって大差ないようですが、意外と大きな違いです。

電話やメールとなると少しハードルがあるので「次に会うときに聞こう」となりがちです。

打ち合わせ時には他にも話すことが多いので、結局伝えるタイミングがないなんてこともあるはず。

それが溜まっていくと、あとあと大きな問題になったりするのです。

だからこそラインで小さなことでも気軽に連絡を取り合ったほうが双方にとってメリットがあるのです。

メリット2:グループラインなら複数の人と同時に連絡がとれる

複数人で同時に会話ができる「グループ機能」はラインならではの利点です。

メールでも複数人に送れますが、使い勝手ではラインが大きく勝ります。

建物の打ち合わせ時には営業と設計、コーディネーターなど複数の担当者に同時に連絡できるのでスムーズに対応してもらえます。

またメールや電話によるトラブルの原因のひとつである「夫婦のどちらかにしか伝わっていなかった」という問題も、夫婦でグループに参加することで解決できます。

メリット3:写真の共有が簡単

イメージ写真や手書きの資料などで希望を伝えるときや、建築中の現場の様子を送ってもらうときなど写真を気軽に送れるのはラインのメリットです。

これに関してもラインの方が使い勝手がいいですね。

現場が遠くて中々見に行けない場合、写真でもいいから現場の様子を見たいですよね?

そんなときも「ラインで定期的に写真を送ってほしい」とお願いすれば担当者も対応しやすくなるはずです。

メリット4:いざというときの証拠になる

心配なことをその都度ラインで確認しておけば、いざトラブルが起きたときに証拠になります。

特に電話などで決めた内容の場合「言った・言わない」の論争になるとかなり面倒です。

担当者に「~と伝えて一度確認しましたよね」とか言われたら、なかなか言い返せないですよね?

メールと違いラインなら確認事項とかも気軽にタイムラインに書いておけるので便利です。

ただし、大切なことはできる限り書面で残すようにしてください。

ラインはあくまでも補助的なツールです。

また長文にも向かないので難しい話は電話を使いましょう。

担当者に友達登録してもらうための頼み方

ラインを使う利点を知って頂いたところで、肝心な担当者への頼み方をご紹介しておきます。

住宅会社にとっては「ラインは絶え間なく連絡がきそうで面倒」と思われがちです。

完全な正解はないですが、一例として試してみてください。

タイミングは契約直前

営業担当者と何度か顔を合わせた段階で聞いてみてもいいですが、契約の直前に頼むと受け入れてもらいやすいです。

契約直前というのは営業が一番力を入れるときなので、こちらの要望も聞いてもらいやすくなります。

ラインを利用するのは、主に契約後のプラン打ち合わせ時なのでタイミング的にもベスト。

このときに「現場に中々いけないから定期的に写真を送ってほしい」など追加の要望も出してみてもいいですね。

担当社が社用スマホをもっていない場合

担当者が社用のスマホをもっていない場合でも、パソコン版のラインアプリがあるのでそれを伝えましょう。

スマホではないので反応は遅くなりますが、メールもパソコンから送るのが基本の会社も多いので問題ありません。

むしろ「プライベートの時間にもラインが来たら大変・・・」と考える人もいるので、パソコン版でなら対応してくれる場合もあるはずです。

不安をなくしてメリットを伝える

社内ルールなどで禁止されていなければ、一番のハードルは「ラインだと連絡が多くて対応が大変そう」というイメージです。

「営業時間外や休みの日は返信しなくても大丈夫ですよ」、「既読になってても返事を急かしたりしないので安心してください」などメールの延長線だと思えるようにしてあげてください。

また「写真のやり取りをしたいのでラインの方が手軽」、「関係者全員で連絡を取れるから便利」、「他の会社ではやってくれている(=やってくれないなら・・・)」などメリットも伝えてみるのも良いです。

不安の解消とメリットの提示・・・・まるでこちらが営業みたいですね(笑)

ラインで連絡を取る場合の注意点

最後にラインを利用する上での注意点をいくつかお伝えします。

便利ですが使い方を間違えるとトラブルに繋がるのでご注意ください。

重要書類は送らない

プライバシーに関わるような内容の文章や、重要書類はラインで送らないようにしましょう。

気軽だからといって何もかもラインで済ませてしまうのは危険です。

ラインが負担にならないようにする

この記事内に何度か出てきましたが、気軽だからといって相手のことを考えずに利用すると担当者の負担になります。

変に担当者に警戒されてしまうと、あまり連絡を取らない方向へ誘導されてしまったりするので逆にコミュニケーションが取り辛くなってしまうこともあります。

営業時間や休日に配慮して、内容によっては電話やメールをするようにしましょう。

内容を見てから準備をして返信したり、仕事が立て込んでいるときもあるので既読無視をされても1日くらいなら待ってあげてください。

考えなしには送らない

打ち合わせをした内容をあとで「やっぱり〇〇にします」など気軽に変えてしまうのは問題です。

ラインだと気持ちが変わったタイミングで気軽に送ってしまいがちですが、一度決めた内容を変える場合はよく考えてから送るようにしましょう。

気軽に送るのは良いですが、よく考えずに送るのは打ち合わせが上手くいかない原因になります。

まとめ

ラインを利用することで打ち合わせの時間以外でも積極的にコミュニケーションを取ることができるようになります。

自分の要望をより知ってもらえれば、提案の質も上がってきます。

しかし便利さゆえの弊害があることも忘れないでください。

お客様ごとに対応を変えるのは本来いけないことですが、「対応が大変なお客様」と思われてしまうと無意識レベルで「提案よりもどうやって話をまとめるか」に力を入れられてしまいます。

お金を払っている立場ですが、「対等な立場で自分も営業をかけにいく」くらいの気持ちでいたほうが、家づくりは絶対に上手くいきますよ。

「このお客様のためなら時間を使ってでも良い提案を作ろう」と思ってもらえるように上手くコミュニケーションを取りましょう!

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